Analyse des dépenses

L'analyse des dépenses est le processus qui consiste à collecter, nettoyer, classer et analyser les données de dépenses d'une organisation. Elle vise à réduire les coûts, améliorer l'efficacité et contrôler la conformité. Les sources incluent les bons de commande, les factures, les transactions par carte et les écritures de dettes fournisseurs. Les résultats prennent souvent la forme d'un « cube des dépenses » (spend cube), qui indique qui achète, quoi et auprès de quel fournisseur.

Les équipes achats utilisent l'analyse des dépenses pour rationaliser leur base fournisseurs et préparer leurs négociations. Les équipes finance l'abordent sous l'angle des écarts budgétaires et de la comptabilité analytique, en comparant les dépenses d'exploitation (OPEX) réelles au budget. Elles rattachent chaque coût à un responsable grâce à la gestion des centres de coûts. L'analyse couvre les dépenses directes, les dépenses indirectes et la longue traîne (tail spend), soit les nombreux achats de faible montant auprès de petits fournisseurs.

Pour la planification, l'analyse des dépenses donne au budget une base factuelle. Elle montre où l'argent est réellement allé, ce qui facilite le budget base zéro, qui justifie chaque ligne de coût à partir de zéro. Le principal obstacle concerne les données, dispersées entre l'ERP, les outils achats, les systèmes de comptabilité fournisseurs et des tableurs. C'est pourquoi le nettoyage et la classification précèdent toute analyse.