« Les équipes FP&A hautement efficaces se positionnent comme des partenaires stratégiques de confiance : une capacité que les principales parties prenantes recherchaient dans les fonctions financières. »
Les équipes FP&A ont toujours eu une forte valeur ajoutée dans la fonction finance.
Traditionnellement, le rôle du département FP&A était axé sur la standardisation des rapports, des analyses et des projections. Au fil du temps, le paysage du FP&A a radicalement changé.
L'avènement de technologies , l'explosion de la donnée, l'amélioration des analyses, la visualisation avancée des données et l'IA augmentent les exigences et les attentes des équipes financières.
Aujourd'hui, les équipes FP&A sont censées faire bien plus que simplement examiner les données passées et créer des rapports prévisionnels. Les directeurs financiers attendent de leurs équipes FP&A qu'elles :
- Générez des informations exploitables sur les moteurs commerciaux
- Mise en garde contre les barrages routiers
- Préparez-vous aux scénarios futurs
- Déployez des prévisions précises
- Visualisez les données
- Réaliser des analyses de performance (y compris des analyses comparatives et des indicateurs de performance clés)
FP&A à haut rendement les équipes se positionnent comme des partenaires stratégiques de confiance : une capacité que les principales parties prenantes recherchaient de la part de la fonction financière.
Dans cet article (partie 2 de notre série en 3 parties), nous partageons une liste de contrôle détaillée sur la façon de transformer votre équipe en une machine FP&A à haut rendement. Tout au long de cet article, nous examinons de plus près comment créer des équipes FP&A à fort impact et efficaces.
Récapitulatif : Pourquoi est-il si important pour les équipes FP&A d'être efficace ?
En moyenne, les organisations perdent 7,8 milliards de dollars chaque année sur des processus de données FP&A inefficaces. Cela s'explique en grande partie par le fait que de nombreuses équipes FP&A s'appuient encore sur des processus existants, tels que la génération de rapports sous forme de feuilles de calcul, ce qui rend difficile la mise à jour des données, en particulier lorsque le flux d'informations commerciales augmente de façon exponentielle.
Les charges de travail à haute pression sont le résultat de processus inefficaces et de presque 85 % des professionnels de la finance ont été gravement touchés par le burn-out. De plus, les équipes FP&A ne sont pas seulement chargées de prévoir les résultats, mais également de les piloter.
Vous vous demandez peut-être comment les équipes peuvent établir des prévisions et des résultats précis à chaque fois sans nuire à la santé mentale et physique des employés ?
La réponse passe par des processus efficaces. Et l'efficacité entraîne un impact durable à long terme. Inévitablement, il incombe aux dirigeants de créer un impact durable à long terme. La bonne façon d'y parvenir est de créer une culture d'équipe hautement efficace et de veiller à ce que la fonction FP&A ne soit pas entravée par des processus inefficaces.
Checklist pour constituer l'équipe FP&A la plus efficace
#1. Centralisez les données provenant de différentes sources pour effectuer des analyses
Dans la structure organisationnelle du FP&A, les données entrantes peuvent provenir de plusieurs applications métier :
- ERP et systèmes de comptabilité
- CRM
- CHRIS + CHATS
- Systèmes de facturation et de paiement
- Lacs de données et entrepôts
- Outils de gestion du service client
- Feuilles de calcul, y compris Excel et Google Sheets
- Systèmes de stockage de fichiers
Lorsque des données provenant de plusieurs sources sont cloisonnées et présentées dans une feuille de calcul, cela peut entraîner des inefficacités et des erreurs lors de la consolidation et du traitement des données. Pour résoudre ce problème, centralisez les données sur une plateforme de modélisation financière qui agit comme une source unique de vérité.
Vous pouvez tirer parti intégrations de données pour presque tous les types de sources de données possibles. Ces intégrations et connecteurs de données présentent l'avantage supplémentaire de vous permettre de planifier des importations de données, garantissant ainsi la disponibilité des données les plus récentes à tout moment.
#2. Possibilité d'apporter des modifications de manière flexible à n'importe quel modèle
Les chefs d'entreprise sont désormais tenus de corriger le cap en quelques heures et quelques jours, et non en quelques semaines ou mois. Cela signifie que les équipes stratégiques de FP&A doivent évaluer rapidement les principaux moteurs et leur impact. Le fait d'être piégée dans des processus manuels pour des centaines de variables issues de dizaines de modèles peut exposer votre entreprise au risque de ne pas bénéficier d'une visibilité complète sur la voie à suivre.
La possibilité d'apporter des modifications de manière flexible à n'importe quel modèle élimine la rigidité lors de l'importation ou des dimensions, augmenter la rapidité de vos rapports et de vos prévisions. Il vous permet d'exécuter des scénarios hypothétiques en quelques minutes, de modifier facilement les scénarios et d'analyser rapidement l'ensemble des scénarios pour garantir la continuité des activités. Pour faciliter la compréhension des données, les résultats peuvent être présentés sous forme de beaux tableaux et de graphiques en cascade.
#3. Flux d'utilisateurs optimal
Combien de fois vous êtes-vous retrouvé à courir après plusieurs équipes pour obtenir des données sur des fils de discussion interminables ? Ou vos données ont-elles été enterrées dans des canaux de communication fragmentés ?
Tu n'es pas seul. La collecte de données auprès des départements interfonctionnels est l'un des défis les plus courants auxquels sont confrontées les équipes FP&A.
Les équipes FP&A hautement efficaces utilisent des flux de travail personnalisés pour collecter des données provenant de plusieurs sources, suivre les progrès et optimiser les processus de l'équipe. De plus en plus, les entreprises se voient remplacer les tableurs par une meilleure modélisation financière.
#4. Comprenez les données à partir de l'agrégation et des analyses détaillées
Faites gagner du temps à votre équipe en :
- Identifier les différents composants de vos formules
- En cas de saisie ou de modification du modèle, gérez et suivez l'historique des versions
- Modélisation de scénarios pour mettre en évidence l'origine de vos chiffres
#5. Recueillir les contributions des différents partenaires dans la planification
L'un des principaux objectifs du FP&A est de synthétiser les données financières et non financières afin de créer une base de données cohérente pouvant conduire à des décisions commerciales critiques et à améliorer les performances organisationnelles.
Par exemple, les équipes FP&A travaillent avec les parties prenantes informatiques et opérationnelles pour créer et gérer des lacs de données contenant des données financières générales, des données d'inventaire, des données de vente, etc. Ils examinent et approuvent également les budgets des autres équipes. De plusieurs manières, le département FP&A est chargé de rassembler des faits et des chiffres et de les communiquer en temps réel aux chefs d'entreprise chargés d'améliorer les KPI.
#6. Ajouter de nouveaux produits, marchés et fournisseurs
Le département FP&A joue un rôle essentiel dans l'organisation en fournissant des conseils opportuns et précis aux chefs d'entreprise en termes de budgétisation, d'analyse, de prévisions, de planification financière et de gestion des flux de trésorerie.
Le rôle majeur du FP&A dans le renforcement des capacités des entreprises implique :
- Identifier les produits qui présentent les marges bénéficiaires les plus élevées et génèrent le bénéfice net le plus élevé
- Évaluation des principaux ratios financiers tels que le ratio actuel et le ratio d'endettement par rapport aux capitaux propres pour évaluer la santé financière
- Collaborer avec plusieurs départements sur leurs budgets et les intégrer dans un budget unique
- Évaluer les meilleures technologies dans lesquelles investir, les marchés idéaux pour se développer, les opportunités de croissance et générer des prévisions financières mensuelles/trimestrielles et annuelles
L'investissement dans une plateforme de planification et d'analyse financières peut aider l'équipe à devenir plus efficace dans l'accomplissement de ces tâches clés. Grâce à une modélisation plus puissante et plus flexible, à des normes de sécurité élevées et à une interface moderne, une plateforme telle que Pigment peut réduire de manière significative le temps consacré à des tâches sans valeur ajoutée.
#7. Préparation des rapports
Les responsables du FP&A sont pressés de fournir des informations exploitables, des prévisions précises et des décisions de haute qualité, souvent avec des ressources limitées. Les logiciels de planification et d'analyse des activités augmentent considérablement la vitesse et la visibilité des rapports financiers, vous permettant de tenir l'équipe de direction informée et d'étudier les dernières tendances.
La simplification de votre processus de préparation des données vous permet de vous concentrer sur ce qui compte le plus pour vous.
Les équipes FP&A hautement efficaces passent la majeure partie de leur temps à analyser et à rapporter les données afin de prendre de meilleures décisions. Des rapports, des plans et des prévisions détaillés avec des données en temps réel offrent une vue à 360 degrés de votre entreprise.
Vous pouvez déléguer à des logiciels les tâches fastidieuses d'importation, de nettoyage et d'enrichissement des données issues de multiples applications métier plutôt que de les rechercher manuellement.
#8. Reforecast et ajustement des modèles
Le "reforecast" est défini comme le processus qui consiste à revoir le budget annuel en cas d'écart significatif par rapport aux dépenses ou aux recettes prévues.
En particulier pour les entreprises à croissance rapide, le simple fait de revoir vos chiffres sur la base de comptes normaux ne vous aidera pas à maintenir votre activité. Reprévoir régulièrement votre budget vous permet d'éviter des coûts indésirables et de vous adapter aux imprévus qui peuvent perturber votre trésorerie.
Pour prendre des décisions commerciales judicieuses, les équipes FP&A doivent obtenir des informations actualisées concernant votre budget. Même un examen détaillé des comptes de profits et pertes peut vous aider à comprendre les points faibles de votre organisation et à identifier les domaines exacts qui prospèrent. Sur la base de ces données, vous pouvez effectuer les ajustements nécessaires pour vous concentrer sur les domaines/services/produits qui donnent des résultats.
Mieux encore, un budget prévisionnel précis aide les décideurs de votre entreprise à mobiliser des fonds, à allouer davantage de fonds ou à réduire le financement provenant des actifs non productifs de votre entreprise.
#9. Les nouveaux employés doivent comprendre et gérer les modèles existants
Les nouveaux entrants sont souvent confrontés au défi gigantesque de comprendre les modèles qui se trouvent sur plusieurs feuilles de calcul. Le résultat ? Il leur faut beaucoup de temps pour monter en puissance.
Mais grâce à un outil de planification et d'analyse dédié, les données sont mieux organisées et faciles à comprendre. Ce qui rend ces outils très populaires, c'est qu'ils permettent de collaborer au sein de la plateforme, de poser des questions et de se coordonner avec différentes équipes.
#10. Répondre aux questions des parties prenantes
L'une des fonctions clés du FP&A est la budgétisation des autres équipes. Si vous faites partie du service de planification et d'analyse financières, il est fort probable que d'autres partenaires de planification vous poseront des questions sur la budgétisation.
Prenons un exemple simple où le responsable des ventes vous pose des questions sur le plan des effectifs. Normalement, en l'absence de logiciel de planification d'entreprise, vous devez passer au crible manuellement les e-mails des différents chefs de service. Mais avec un outil en place, les équipes financières peuvent collaborer avec des dirigeants interfonctionnels sans avoir à quitter la plateforme. Vous pouvez ainsi rassembler toutes les questions et réunir les équipes avec des commentaires, des notifications et des flux de travail partageables.
À quoi ressemble une équipe FP&A hautement efficace ?
En conclusion, les équipes FP&A hautement efficaces mettent l'accent sur :
- Des processus améliorés pour améliorer les performances - Dans un premier temps, ils identifient les inefficacités et les corrigent. Cela peut aller de petites améliorations telles que la réduction du travail manuel, la mise à jour du stockage des données et la réduction des silos à des changements majeurs tels que l'amélioration des rapports de performance financière ou une meilleure gestion des documents.
- Investir dans la technologie pour fournir des informations approfondies - Un deuxième levier pour constituer une équipe FP&A efficace consiste à réaliser des investissements technologiques clés. Automatiser des tâches telles que la budgétisation et modèles de prévision, les scénarios hypothétiques, les flux de travail et la préparation des rapports de gestion permettent à l'équipe de gagner du temps, qu'il vaut mieux consacrer à des analyses efficaces pour prendre des décisions.
- Développer les talents au-delà des capacités financières de base - Le rôle du département FP&A continue d'évoluer pour devenir un partenaire commercial et un challenger de plus en plus stratégique. Les organisations investissent ainsi dans le développement de talents capables d'identifier des indicateurs de performance clés, d'évaluer la dynamique concurrentielle influant sur les principales tendances financières et d'influencer les organisations pour qu'elles orientent leurs ressources financières vers des activités à forte valeur ajoutée.
