« Un bon conseil d'administration est une équipe où les idées circulent avec fluidité et où chaque idée est accueillie avec un accueil initial, un défi intellectuel, une expression de gratitude, un examen minutieux et une volonté d'agir. » - Hendrith Vanlon Smith, Jr.
Pour les fondateurs, les réunions du conseil d'administration constituent un sujet polarisant.
Le magazine Entrepreneur a rapporté que seulement 43 % des PDG ont trouvé leur véritable valeur ou ont vécu une expérience positive lors d'une réunion du conseil d'administration. Pourtant, ces réunions sont absolument vitales pour la santé d'une entreprise.
Qu'il s'agisse de suivre les progrès de l'entreprise, d'examiner le P&L ou de peser sur les décisions, le conseil d'administration a du pain sur la planche pour avoir un impact positif sur l'avenir de l'entreprise. Cette courte période est donc très structurée et riche en sujets.
C'est pourquoi il est utile aux fondateurs, aux dirigeants et à toute autre personne participant à une réunion du conseil d'administration de se concentrer sur deux objectifs clés : communiquer de la valeur et maintenir l'exactitude.
L'occasion manquée qui se cache dans les réunions du conseil d'administration
Le conseil d'administration joue trois rôles principaux, selon le magnat des affaires Warren Buffet :
- Encadrer le PDG et garantir la bonne adéquation pour l'entreprise
- Orienter les décisions dans la bonne direction
- Appréciez et menez des discussions équilibrées sur les aspects économiques de chaque décision stratégique
Cependant, il y a parfois un décalage entre le conseil d'administration et les présentateurs lors d'une réunion du conseil d'administration. Alors que le tableau est le plus efficace lorsqu'il fournit un jugement indépendant sur les principaux défis, les choses peuvent devenir un peu passives et superficielles à moins que la présentation ne soit structurée de manière à en tirer le maximum d'avantages.
Par exemple, lorsque les équipes de direction assistent aux réunions du conseil d'administration en étant décidées sur des décisions potentielles, les présentations ont tendance à présenter des données qui brossent un tableau particulier.
Mais qu'est-ce qui se cache dans ce prétendu désordre de données qui pourrait être négligé pour les indicateurs de vanité ? La prochaine innovation révolutionnaire pourrait bien exister si seulement les bonnes données étaient présentées et si les bonnes conversations étaient menées.
La gestion du temps, la richesse des données et l'utilisation des bons outils pour une communication efficace constituent la voie à suivre pour des réunions du conseil d'administration aussi percutantes.
Quels sont les obstacles à l'efficacité des présentations au conseil d'administration
La préparation des réunions du conseil d'administration commence bien avant la date de présentation effective, de quelques jours à plusieurs semaines à l'avance. Cela est logique, compte tenu de la quantité de documents prélus qui seront publiés avant le jour J.
Pourtant, d'une manière ou d'une autre, tout le temps du monde ne semble pas suffisant pour modifier ce deck ou ces numéros embêtants simplement droite. Pourquoi ?
La gestion des données prend une éternité
Vous récupérez des données provenant de différentes sources, chaque ensemble de données étant probablement préparé par un département différent.
Non seulement vous devez vérifier l'exactitude de chaque chiffre, mais des équipes mal alignées peuvent également définir même numéro dans différentes manières.
Il en résulte essentiellement une énorme partie du temps consacré à la validation des données et à la mise d'accord des équipes interfonctionnelles sur celles-ci. Et malgré tous ces efforts, il y a encore de la place pour l'erreur humaine.
Obtenir des chiffres fiables est laborieux
La nature des données est fluide. Elle évolue, souvent plus rapidement, que la vitesse à laquelle votre entreprise se transforme.
Pour les entreprises qui se développent à un rythme rapide, cela signifie des révisions, des versions interminables et, inévitablement, de longues heures consacrées à des tâches banales. Même en cas de délégation, il peut rapidement devenir frustrant de devoir constamment réviser non seulement les chiffres, mais également l'histoire globale qu'ils racontent.
En parlant de l'histoire :
- Vue d'ensemble de l'état de l'entreprise
- Exploration approfondie du compte de profits et pertes (P&L)
- Recrutement et mises à jour opérationnelles
- Mettez en lumière et approfondissez un défi ou un sujet exceptionnel
- Intéressant témoignages de clients et mises à jour sur la santé des clients
Ce flux couvre toutes les bases, partageant de manière transparente les actualités commerciales et les progrès réalisés par rapport aux objectifs de croissance, tout en allant au-delà de la surface sur quelques sujets clés.
Cependant, la dernière partie de ce flux est souvent négligée, les discussions se concentrant principalement sur les indicateurs de reporting.
Et lorsque ces indicateurs ne sont pas représentatifs de l'impact réel sur l'entreprise, ils ont tendance à être source de distraction. Il en résulte des conversations divergentes qui jettent une ombre sur les véritables défis ou les progrès de l'entreprise.
Une solution pour des présentations exemptes d'erreurs qui transmettent un message percutant
Pour récapituler, nous avons expliqué comment
- Les réunions du conseil d'administration sont l'occasion d'avoir des conversations constructives et d'échanger des idées
- Ces conversations finissent par être sinueuses, voire n'ont jamais lieu, en raison de présentations inefficaces
- Les présentations inefficaces des conseils d'administration sont dues à la confusion et à l'inexactitude des données, à des mises à jour constantes et à des récits perdus derrière des reportages vaniteux, trois facteurs regroupés sous la forme de « manque de temps »
Comment avancer ?
La première étape pour trouver une solution consiste à reconnaître le problème, puis à prendre des mesures concrètes pour l'atténuer. Voici une liste de contrôle que vous pouvez utiliser pour améliorer les présentations du conseil d'administration :
Avertissement : cette liste de contrôle fonctionne mieux lorsque vous avez une solution comme Pigment pour votre processus de la planification et de pilotage de la performance.
1. Garantir précision des données en l'intégrant à l'ensemble de votre infrastructure IT
C'est vrai, la première étape vers de meilleures présentations au conseil d'administration commence par la manière dont vous vous approvisionnez en données.
Votre CRM et ERP, ou vos systèmes de facturation et de comptabilité, même un simple entrepôt de données, contiennent tous des données clés qui sont généralement exportées et importées manuellement partout où vous effectuez des analyses.
Mais cette intervention manuelle est source d'erreur. De plus, cela n'est absolument pas nécessaire dans le monde d'aujourd'hui : non seulement les plateformes de planification d'entreprise modernes peuvent s'intégrer à toutes vos sources de données, mais vous pouvez également données de planification à intégrer à vos modèles commerciaux pour obtenir des données précises et opportunes.
Remarque finale, les droits d'accès sont un sujet extrêmement important à ce stade. La mise en œuvre des droits d'accès empêchera les utilisateurs de consulter ou de modifier les données à moins que cela ne soit adapté à leur rôle.
2. Activer alignement interfonctionnel en permettant à vos équipes de collaborer sur les données
Les équipes sont en fait plus alignées que vous ne le pensez. Ils sont unis par la mission et la vision communes de l'organisation et (idéalement) travaillent vers les mêmes résultats clés.
Le décalage se produit lorsque les équipes ne disposent pas des moyens de collaborer de manière productive au sein d'une plateforme qui constitue la source unique de vérité.
Y parvenir alignement signifie que les dirigeants de votre entreprise établissent des rapports à partir de données qui sont synchronisées pour former une image complète. Lorsque vous atteignez ce niveau de cohésion des données, la présentation de votre tableau se fera presque toute seule.
C'est également une belle apparence à avoir devant votre conseil d'administration : une culture de partenariat commercial et des dirigeants interfonctionnels travaillant ensemble pour l'amélioration de l'entreprise.
3. Unifiez vos données sous objectifs commerciaux globaux
Vous avez intégré vos données et aligné votre équipe. Quelle est la prochaine étape ? Rassemblez le tout dans une belle présentation qui raconte l'histoire de vos objectifs commerciaux à long terme.
Cela se comprend mieux à l'aide d'un exemple, alors en voici un : les baisses du marché.
Supposons que vous soyez une start-up avec des objectifs de croissance ambitieux et que tout à coup, la situation change. Tout le monde parle récession et les ralentissements et maintenant, votre conseil veut savoir comment vous comptez aborder le situation économique tout en atteignant les objectifs.
Tout d'abord, il est utile de savoir que les données sur lesquelles vous travaillez sont opportunes, précises et synchronisées entre tous les services de l'entreprise. Vous pouvez maintenant élaborer un récit qui aborde vos plans d'embauche à court terme et vos politiques de dépenses, par exemple. Vous pouvez compléter vos indicateurs standard en vous concentrant sur la rentabilité ou efficacité du capital.
En résumé, votre présentation au conseil d'administration doit dépasser les rapports superficiels ou répétitifs pour adopter une narration solide qui suscite des conversations utiles et oriente des décisions critiques.
4. Automatisez l'actualisation de vos données pour gagnez un temps précieux
Voici une astuce intéressante : saviez-vous que vous pouvez contourner la danse des exportations manuelles de données ?
Vous n'avez plus besoin d'exporter les données de votre plateforme de planification vers des feuilles de calcul, puis de mettre à jour chaque page de votre présentation. Le connecteur Google Sheets de Pigment fait tout cela pour vous en un clic.
Tout comme les intégrations de données et les importations automatiques peuvent réduire le temps de préparation des données, des outils tels que le Connecteur Google Sheets peut réduire le temps que vous passez à intégrer les données dans une présentation.
Cela vous donne l'avantage supplémentaire d'intégrer les modifications de dernière minute, ce qui permet d'obtenir l'image la plus précise à présenter à votre tableau.
Profitez du temps gagné pour intégrer des analyses approfondies des sujets ou des analyses plus approfondies des principaux problèmes qui bénéficieraient d'une discussion au sein de votre forum.
Les réunions du conseil d'administration ne doivent pas nécessairement être des événements effrayants et risqués. La mise en place de l'infrastructure initiale garantissant la précision et l'actualité des données, associée à un investissement dans la technologie appropriée, peut réduire le temps de préparation des données jusqu'à 80 %, ce qui vous laisse le temps de vous concentrer sur la communication efficace de vos progrès et de vos aspirations à votre conseil d'administration.
