La planification des effectifs est un exercice d'entreprise extrêmement important qui a une valeur intrinsèquement stratégique pour une entreprise. Bien qu'elle nécessite un investissement considérable en ressources, la planification des effectifs est la clé du succès d'une organisation grâce à un recrutement intelligent.
La principale motivation qui sous-tend la planification des effectifs est de permettre à l'organisation, en tant que moteur fonctionnant sans heurts, de réussir. Les chances de succès étant directement liées aux talents qui travaillent dans les coulisses d'une entreprise, il devient impératif de concevoir méticuleusement chaque décision d'embauche. Ce processus implique une analyse approfondie des données afin de prendre les meilleures décisions relatives aux rôles essentiels à la réussite de l'entreprise.
Qu'est-ce que la planification des effectifs ?
La planification des effectifs est une stratégie tactique mise en œuvre dans une organisation pour déterminer si la structure organisationnelle et les ressources actuelles sont suffisantes pour atteindre les objectifs commerciaux à long et à court terme dans les limites du budget spécifié. Également connu sous le nom d'organigramme, ce processus garantit que l'entreprise possède suffisamment d'employés qualifiés pour exécuter la mission de l'entreprise.
Direction générale, experts financiers, les chefs de département et les équipes RH travailler ensemble lors de la planification des effectifs. Leurs tâches consistent notamment à contrôler les taux d'attrition, à analyser l'occupation des lieux de travail à des fins d'analyse de l'utilisation de l'espace et à discuter des plans de recrutement afin d'obtenir des informations centrées sur l'entreprise. Comme cette équipe comprend des représentants de plusieurs départements, les objectifs de recrutement et les stratégies élaborés peuvent être rapidement modifiés si nécessaire.
Pourquoi la planification des effectifs est-elle importante ?
La planification des effectifs revêt une importance considérable pour une entreprise, car la direction doit clairement comprendre les coûts de main-d'œuvre encourus. Les coûts de main-d'œuvre ou les salaires des employés occupent généralement la plus grande partie du budget d'une entreprise. En outre, la planification des effectifs est combinée aux processus FP&A pour aider la direction à aligner les objectifs commerciaux sur les plans de recrutement.
La planification des effectifs est également nécessaire pour assurer la stabilité de l'entreprise à l'avenir. Il aide la direction à préparer des plans de relève. De plus, si l'entreprise prévoit de lever des fonds à l'avenir, la planification des effectifs permet de mieux comprendre la productivité, les coûts de main-d'œuvre, la structure organisationnelle et la gestion des ressources humaines.
Qu'est-ce qu'un modèle d'effectifs ?
Un modèle d'effectifs est un outil analytique utilisé lors de la planification des effectifs pour élaborer des prévisions basées sur la structure actuelle des ressources de l'entreprise. La modélisation des effectifs basée sur un modèle d'effectifs constitue la base du développement de solutions répondant aux considérations stratégiques et opérationnelles de l'entreprise.
Un modèle d'effectifs bien défini peut vous aider à accomplir des tâches clés telles que :
- Prévision de l'offre d'effectifs: identification de sources externes et internes pour répondre à la demande d'effectifs en fonction des qualifications et des fonctions.
- Prévision de la demande d'effectifs: ciblage de la planification des effectifs en fonction d'indicateurs stratégiques cruciaux.
- Optimisation des effectifs: utiliser les modifications de la structure du personnel pour identifier les domaines nécessitant une optimisation des effectifs.
- Base de données sur les effectifs: consolidation de toutes les données relatives aux effectifs dans une base de données intégrée.
Planification des effectifs par rapport à Planification des effectifs
La principale différence entre la planification des effectifs et la planification des effectifs réside dans le fait que l'objectif de la planification des effectifs est de déterminer si l'entreprise dispose des bons employés dotés des bonnes compétences aux bons postes dans les différents départements. L'objectif de la planification des effectifs est de conserver les bons employés et de constituer une excellente équipe pour répondre aux besoins actuels et futurs de l'entreprise en matière de main-d'œuvre.
La planification des effectifs peut être décrite comme une activité de base entreprise par la direction, dans le cadre de la gestion des ressources humaines. Cela implique de planifier les besoins en ressources humaines de l'organisation après avoir compris les exigences actuelles et futures en fonction des objectifs organisationnels. L'objectif de la planification des effectifs est de planifier à l'avance les nouvelles recrues, de prévoir l'évolution de la main-d'œuvre, d'aider les employés à développer leurs compétences et de soutenir les travailleurs existants pour qu'ils gardent une longueur d'avance sur la concurrence.
Comment créer un plan d'effectifs ?
Voici quelques-uns des étapes importantes qui peuvent vous aider à créer un plan d'effectifs complet:
- Déterminer les domaines à améliorer : Tout d'abord, identifiez les domaines d'intérêt de l'entreprise qui doivent être améliorés ou qui ont un besoin critique de ressources.
- Organisez et analysez les données : Collectez les données relatives à votre personnel à partir de toutes les sources disponibles et analysez-les pour en tirer des informations pertinentes, notamment le manque d'efficacité, les longs délais ou les graves pénuries de personnel.
- Analyse de l'équipe : Analysez les structures d'équipe, en commençant par les chefs d'équipe et le soutien dont ils disposent pour constituer et entretenir une équipe performante.
- Formulez le plan d'effectifs : Organisez des séances de brainstorming avec les chefs de département pour analyser la structure actuelle des effectifs par rapport aux objectifs de chaque département et de l'entreprise dans son ensemble. Structurez un modèle d'effectifs, en veillant à intégrer les données à partir de sources de données clés telles que votre CRM, votre SIRH et votre ATS.
- Gérez les modifications: Au fur et à mesure de l'élaboration du plan annuel des effectifs, incluez des dispositions pour gérer les changements qui pourraient survenir au cours de l'année, en raison de circonstances industrielles, économiques ou de dotation en personnel imprévues.
- Passez en revue le plan : Il est important de revoir le plan périodiquement afin de déterminer son rendement et d'apporter les modifications nécessaires.
Comment rationaliser le processus de planification des effectifs ?
La rationalisation du processus de planification des effectifs nécessite l'adoption des technologies les plus récentes pour les mises à jour système et l'utilisation de solutions modernes pour combler les lacunes. Voici les étapes que vous pouvez suivre pour rationaliser votre processus de planification des effectifs :
- Définissez le problème en identifiant les défis à court et à long terme auxquels vous êtes confrontés.
- Créez un cycle de vie fluide des données, car ce sont les données inexactes qui posent le plus de problèmes.
- Identifiez les outils technologiques dont vous avez besoin pour rationaliser votre processus de planification des effectifs.
- Faites évoluer votre équipe RevOps avec des professionnels ayant une connaissance approfondie de la planification des effectifs.
- Obtenir l'adhésion des parties prenantes des différents services afin de favoriser la collaboration interdépartementale.
Quels sont les moyens de clarifier la planification des effectifs ?
Pour garantir une meilleure clarté lors de la planification de vos effectifs, vous pouvez suivre quelques étapes simples :
- Évaluez la main-d'œuvre existante pour déterminer s'il est nécessaire d'ajouter ou de réduire des postes.
- Promouvoir la participation de l'ensemble de la direction.
- Alignez le processus de planification des effectifs avec la stratégie commerciale.
- Identifiez les lacunes en matière de compétences au sein de votre personnel actuel.
- Identifiez les urgences en matière d'embauche.
- Déterminer l'impact de chaque décision concernant les effectifs.
- Gagnez du temps pour les tâches à valeur ajoutée.
- Établissez et suivez les indicateurs clés et les KPI
- Suivez régulièrement les progrès
Quelles sont les meilleures intégrations de données pour la planification des effectifs ?
Les avantages de l'intégration des données pour la planification des effectifs incluent l'absence d'importation et de saisie manuelles de données. Vous pouvez connecter votre ATS à un logiciel de planification des effectifs pertinent tel que Pigment, qui offre de nombreux avantages tels que la simplification du sourcing, la clarté du recrutement, le gain de temps et l'automatisation des tâches. Vous pouvez également connecter votre ATS au CRM, au SIRH et aux tableurs. Ces fonctionnalités de collaboration vous permettent d'intégrer des connaissances d'experts en tant que couche de données supplémentaire aux modèles et de transformer des données complexes en informations exploitables.
