La planification et l'analyse financières ont toujours fait partie de l'arsenal stratégique d'une entreprise, sous une forme ou une autre.
Ce qui servait autrefois à enregistrer les événements financiers historiques est désormais un service d'aide à la décision tourné vers l'avenir qui fait partie intégrante de la stratégie de l'entreprise. Les données et les informations qu'il génère constituent l'un des principaux moteurs de la croissance.
Alors que les économies mondiales plongent dans une instabilité et une incertitude accrues, les équipes FP&A peuvent facilement perdre de vue les humains qui les composent. Dans une quête de rentabilité et d'efficacité, les projecteurs sont braqués sur les équipes FP&A pour aider l'entreprise à traverser les moments difficiles.
Aujourd'hui plus que jamais, nous devons redoubler d'efforts pour faire en sorte que nos équipes financières se sentent soutenues et prises en charge alors qu'elles sont des partenaires commerciaux clés pendant les périodes de ralentissement des marchés.
C'est la conclusion de notre série en 3 parties sur la façon de construire équipes FP&A à haut rendement. Nous expliquons ici pourquoi la santé mentale est essentielle pour les départements FP&A et comment vous pouvez aider votre équipe financière à devenir plus efficace en favorisant une culture de travail positive.
Les défis majeurs auxquels sont confrontées les équipes FP&A
Le flux constant d'interruptions provoqué par la pandémie, la récession, la guerre et les krachs boursiers a contraint les entreprises à réagir à des facteurs externes. Les équipes financières sont devenues les forces motrices de la gestion du changement. Dans ce contexte, face à la nécessité de réagir rapidement tout en essayant de maintenir la croissance et les marges bénéficiaires attendues, les équipes financières tentent de relever les défis suivants.
#1. Baisses du marché
En période de ralentissement du marché, les entreprises sont confrontées à de nombreuses difficultés, toutes importantes et urgentes. Dans ces moments-là, l'accent est mis de plus en plus sur la production monétaire.
Les équipes financières ont été sur la sellette, étant chargées d'activités telles que :
- Planification de cycles de financement supplémentaires
- Mise en œuvre des modifications de prix
- Création de sources de revenus alternatives
Les fonctions FP&A sont soumises à une pression accrue pour qu'elles fassent preuve de flexibilité, s'adaptent à l'évolution des situations et réfléchissent à l'avance pour mettre en œuvre de nouveaux processus.
Pour reprendre les mots de Chloé Giraut, responsable des finances chez Pigment :
Dans ces moments-là, des équipes financières solides peut saisir l'opportunité d'apporter une transformation positive à l'entreprise.
#2. Licenciements
En période de conjoncture favorable, le contrôle des coûts est souvent subordonné aux impératifs de croissance. En période de ralentissement, l'extension de la trésorerie devient l'objectif principal de la direction.
Le moyen le plus rapide de réduire les coûts est de cibler les dépenses discrétionnaires, la première étant les licenciements.
Les équipes financières sont responsables de la planification des effectifs afin de budgétiser les talents nécessaires pour atteindre les objectifs de l'entreprise. Lorsqu'ils sont embourbés par les systèmes traditionnels tels que les feuilles de calcul, ils sont voués à sous-performer. Les systèmes existants manquent de capacités d'intégration et d'automatisation, ce qui entraîne des décisions précipitées et des erreurs humaines.
Pouvez-vous doter vos équipes FP&A d'investissements technologiques susceptibles de combler les lacunes en matière de planification des effectifs menant finalement à des mises en page de masse ?
Le logiciel intégré de planification et d'analyse des activités de nouvelle génération résout le problème de la planification des effectifs en intégrant des éléments essentiels manquants tels que la planification de scénarios, des prévisions puissantes et des intégrations étendues.
#3. L'évolution de la fonction FP&A
Aujourd'hui, les entreprises ont accès à de grandes quantités de données. En conséquence, FP&A peut désormais obtenir le type d'informations commerciales qui n'étaient pas disponibles ou qui étaient extrêmement difficiles à découvrir il y a quelques années.
Les entreprises exigent désormais des informations plus stratégiques de la part des départements FP&A, ce qui a entraîné une révolution de la FP&A.
De plus, alors que les entreprises font face à des perspectives économiques incertaines, elles ne se contentent plus de compter uniquement sur des feuilles de calcul et adoptent des technologies capables de produire des prévisions continues à partir de données provenant de multiples applications commerciales, au niveau de granularité le plus élevé.
Cette responsabilité incombe généralement aux équipes de planification et d'analyse financières. En outre, les dirigeants financiers doivent désormais se préparer à l'issue de tous les scénarios futurs possibles.
Comment les équipes FP&A sont-elles responsables de la santé de l'entreprise ?
En termes simples, les équipes FP&A ne sont pas seulement chargées de prévoir les résultats, mais également de les piloter. Les fonctions FP&A donnent le ton au reste de l'entreprise et servent de point de départ pour la prévision des revenus, la budgétisation et la planification des ventes.
Du point de vue commercial, les équipes de planification financière se concentrent sur :
- Obtenir une vision claire de la position initiale de l'entreprise
- Création d'une base de données et utilisation de celle-ci pour modéliser une gamme de scénarios
- Aligner le plan financier sur les prévisions futures
- Déterminer les meilleures actions
- Identifier les points de déclenchement susceptibles d'inciter l'entreprise à ajuster et à adapter les prévisions et les plans de planification avec agilité
Vous avez peut-être l'impression que les équipes FP&A ont un rôle clair à jouer pour aider leurs organisations avec fermeté et volonté de réussir. Cependant, des processus inefficaces ont conduit à répandu épuisement professionnel chez les professionnels de la finance.
Les conséquences des pressions à long terme
Le décès malheureux du directeur financier de Bed Bath & Works, Gustavo Arnal, par suicide a provoqué un tollé dans l'écosystème financier. Cela nous a amenés à revoir les conséquences des pressions à long terme liées à une position de leader financier.
Plus de 85 % des professionnels de la finance ont été gravement touchés par le burn-out. Les signes révélateurs de stress, de désespoir et d'aliénation dus à une charge de travail élevée sont courants au sein des équipes financières.
De plus en plus d'organisations se rendent compte que le risque d'épuisement professionnel est énorme. Le fait est que les entreprises doivent mettre en place des mesures susceptibles d'atténuer le risque d'épuisement professionnel, de réduire le stress et de favoriser un meilleur environnement de travail pour rendre la vie des professionnels de la FP&A plus heureuse et plus simple.
Comment créer un meilleur environnement de travail pour des équipes FP&A plus heureuses et plus productives ?
Étape 1 : Fixez-vous des objectifs clairs et mesurables
Si vous souhaitez travailler plus intelligemment et plus efficacement, assurez-vous d'avoir des objectifs clairs et mesurables. Ils incluent :
- Aider les dirigeants de l'entreprise à prendre les meilleures décisions pour atteindre leurs objectifs financiers et développer leur croissance
- Évaluer les résultats des performances financières passées et présentes et leur impact sur les investissements futurs, et communiquer ces informations aux dirigeants d'entreprise
- Améliorer la performance globale de l'entreprise en optimisant les flux de trésorerie, en réduisant les risques financiers et en augmentant les canaux de revenus
- Mesurer la performance financière et identifier les indicateurs de performance clés
Étape 2 : Quantifier la valeur ajoutée par les équipes FP&A
Les principaux indicateurs de réussite du FP&A sont les suivants :
- Croissance des ARR
- Coût d'acquisition de clients
- Période de remboursement
- Marges brutes
- Marges d'EBITDA
Le supplément indicateurs d'efficacité du capital sont :
- Rendement du capital investi
- Ratio d'efficacité du capital-risque
- Brûlez plusieurs
L'équilibre entre croissance et rentabilité est un objectif essentiel pour les entreprises matures et à forte croissance. Le fait de sacrifier l'un ou l'autre peut entraîner une réduction de l'emballement ou de la présence sur le marché.
Communiquer l'impact aux parties prenantes
Supposons que vous fassiez partie de l'équipe FP&A d'une start-up à forte croissance. Maintenant que des signes de récession se profilent, votre conseil d'administration souhaite savoir comment faire face à la situation économique tout en atteignant les objectifs de l'entreprise.
La première étape consiste à rechercher vos données (opportunes, précises et synchronisées) auprès de différents services (tels que les ventes, le marketing et les ressources humaines) et d'applications métier (comme le CRM, l'ERP, l'ATS et l'ensemble de la chaîne technologique). Ensuite, vous devez tout relier de manière à ce que cela aide à élaborer un récit pour former une image complète. Lorsque les données sont cohérentes, il devient plus facile de communiquer impact des progrès aux membres du conseil d'administration.
Les logiciels de planification et d'analyse d'entreprise peuvent vous aider à réduire le temps que vous consacrez à l'ajout de données aux présentations. Vous pouvez utiliser ce temps pour intégrer des analyses thématiques ou une analyse plus approfondie des principaux problèmes et communiquer vos progrès et vos aspirations aux parties prenantes.
Étape 3 : planification rationalisée des effectifs
La planification des effectifs, qui constitue l'étape finale du processus global de gestion de la performance des recettes, optimise le budget et l'allocation aux rôles et aux compétences qui répondent aux exigences de l'organisation.
UNE processus rationalisé de planification des effectifs est un élément essentiel d'une machine à recettes bien huilée, car elle permet de gagner en efficacité, de réaliser des économies et de mieux utiliser les ressources humaines. Un processus rationalisé est possible grâce aux outils, à la technologie et à l'automatisation appropriés pour se concentrer sur les activités FP&A à fort impact.
La composition d'une équipe FP&A idéale
Voici une ventilation des types de rôles que vous pouvez trouver dans la structure d'une organisation FP&A :
- Directeur financier
- Analyste financier
- Responsable FP&A
- Directeur du FP&A
Étape 4 : Investir dans la bonne technologie
Les équipes FP&A hautement efficaces passent 80 % de leur temps analyse des données plutôt que de le préparer. La bonne technologie élimine les tâches manuelles telles que les importations et les exportations de données, ainsi que la préparation et le nettoyage des données, afin que l'équipe financière puisse se concentrer sur des tâches critiques telles que la budgétisation et les prévisions.
Les équipes financières doivent tirer parti de la technologie pour :
- Obtenez une vision à 360 degrés de votre activité en connectant les analyses de rentabilisation à l'échelle de l'organisation en temps réel et en élaborant des rapports, des plans et des prévisions visuellement attrayants.
- Évaluez vos principaux moteurs commerciaux en exécutant des scénarios de simulation complets, en modifiant de manière flexible les hypothèses et les modèles et en comparant les scénarios à l'aide de graphiques et de tableaux en cascade.
- Collaborez avec vos coéquipiers, entamez des conversations, remplacez les hypothèses relatives aux quotas et commentez les derniers chiffres.
- Optimisez les processus d'équipe grâce à des flux de travail personnalisés en rassemblant tout au même endroit au lieu de rechercher des données avec des fils de courriels interminables.
- Consultez et suivez toutes les mesures en temps réel et apportez une source unique de vérité pour piloter la stratégie commerciale de manière plus efficace avec les principales parties prenantes.
Le stack technologique FP&A parfait comprend :
- Logiciel de planification et d'analyse des activités Pigment pour obtenir une vue complète de votre activité, modéliser des scénarios et prendre de meilleures décisions
- Systèmes ERP et comptables pour obtenir une vue complète de votre portefeuille, de vos soldes de trésorerie et de vos prévisions de trésorerie futures
- Logiciel CRM pour planifier vos performances commerciales, analyser les cohortes de clients et prévoir l'impact de votre pipeline de ventes
- HRIS et ATS planifieront leurs effectifs pour assurer leur croissance
- Logiciel de gestion des dépenses pour améliorer la productivité et gagner du temps sur les tâches manuelles AR/AP
- Systèmes de facturation et de paiement pour obtenir une vision globale de vos cycles de paiement
- Solutions de BI pour importer des données et créer des prévisions et des rapports
Étape 5 : Prendre le temps d'innover
Les entreprises perdent environ 7,8 milliards de dollars chaque année en raison du manque d'innovation et des heures que les analystes passent à utiliser des processus de données inefficaces. Trop de temps est consacré à des tâches de faible valeur telles que le chargement de données, la gestion de feuilles de calcul et la création manuelle de rapports.
L'automatisation peut aider les équipes FP&A à travailler plus intelligemment plutôt que plus durement. Ils rendent ces activités chronophages beaucoup plus rapides à réaliser et plus simples à réaliser. Vous pouvez utiliser des technologies innovantes telles que des logiciels de planification et d'analyse d'entreprise pour augmenter la rapidité de vos processus de reporting et de prévision.
Par exemple, des outils d'analyse avancés peuvent remplacer la méthode ascendante consolidation de nombres à l'aide de modèles d'analyse prédictive et passez de ce que les chiffres devraient être (produire des nombres) à la manière d'utiliser les chiffres pour y parvenir. Tirez parti de l'innovation pour créer de nouveaux processus afin de mieux suivre et prévoir vos progrès stratégiques.
L'innovation sous forme d'automatisation est l'ingrédient clé des processus de planification agiles et encourage les activités à être dirigées par les données.
Conseils pour les nouveaux directeurs financiers
Les directeurs financiers et les équipes financières jouent un rôle plus important que jamais en ces temps de turbulences. Il existe une opportunité unique pour FP&A d'ajouter de la valeur grâce à la planification de scénarios, à la gestion des performances et à la prévision afin de faciliter la prise de décisions, à la fois avant et après la conjoncture économique actuelle.
Les directeurs financiers veulent surmonter la crise boursière et Ajay Vashee, associé général chez IVP, une société de capital-risque et de capital-investissement, nous a partagé de précieux conseils.
Ajay Vashee a mené Dropbox à une introduction en bourse réussie et l'a fait passer de 45 millions de dollars à 3 milliards de dollars avec plus de 600 millions d'utilisateurs :
« Ainsi, vous évaluez, mesurez et prédisez (avec précision) votre chemin à travers le pandémonium économique. Grâce à ce plan d'action clair et à l'aide de Pigment, vous pouvez être à la maison pour dîner à l'heure, tous les jours de la semaine. »
En tant que nouveau directeur financier, collectez des informations pour identifier rapidement les causes profondes et proposer des solutions à l'équipe de direction.
Des équipes FP&A avec une bonne santé mentale sont plus efficaces et ont un impact sur le long terme
Les ralentissements économiques ne sont pas étrangers au monde de la technologie. Les équipes et les dirigeants financiers joueront un rôle crucial en guidant les entreprises pendant les périodes de ralentissement et en les préparant à une période meilleure. Des équipes hautement efficaces dotées d'un environnement de travail positif sont vouées à être plus productives, à maintenir l'entreprise à flot et à créer des opportunités de croissance sans précédent.
